गूगल कार्यकुशलता: हर दिन का समय बचाने वाले 10 टॉप टिप्स

आपके पास रोज़ कई काम होते हैं – ईमेल, डॉक्यूमेंट बनाना, कैलेंडर मैनेज करना. अगर इन सबको जल्दी और बिना झंझट के संभाल सकें तो दिन की उत्पादकता दो गुना बढ़ जाएगी. गूगल ने ऐसे टूल्स तैयार किए हैं जो बिल्कुल आपके लिए बने हैं. चलिए देखते हैं कुछ आसान ट्रिक्स जो तुरंत असर दिखाएंगे.

1. Gmail में स्मार्ट फ़िल्टर और शॉर्टकट

ज्यादा ईमेल आते हैं? फ़िल्टर बनाकर जरूरी मेल को इनबॉक्स में रखें, बाकी को स्वचालित रूप से लेबल या आर्काइव कर दें. साथ ही c, e, r जैसे कीबोर्ड शॉर्टकट सेट करें – एक दो क्लिक में नया मैसेज लिखना या रेस्पॉन्स देना आसान हो जाता है.

2. Google Drive में फाइल ऑर्गनाइज़ेशन

ड्राइव पर फोल्डर बनाकर प्रोजेक्ट, क्लाइंट और पर्सनल फाइलें अलग रखें. स्टार मार्कर सबसे ज़्यादा इस्तेमाल होने वाली फ़ाइलों को एक ही जगह दिखाता है. साथ ही Shift+Z से फाइल का शॉर्टकट बनाकर कई फोल्डरों में वही फ़ाइल रख सकते हैं, डुप्लिकेशन की चिंता नहीं.

अब बात करते हैं कुछ कम‑ज्ञात लेकिन बेहद उपयोगी टूल्स की. Google Keep को नोट बनाने के अलावा रिमाइंडर सेट करने और लिस्ट बनाकर काम ट्रैक करने में इस्तेमाल करें. इसे ड्राइव या Gmail से लिंक करके किसी भी डिवाइस पर तुरंत एक्सेस कर सकते हैं.

Google Calendar में ‘इवेंट रूटीन’ बनाएं – जैसे हर सोमवार को टीम मीटिंग 10 बजे, फिर सेटिंग में “Repeat daily” चुनें. एक बार सेट हो जाए तो खुद-ब-खुद रीपीट होगा और आपको हर बार नया इवेंट बनाने की जरूरत नहीं पड़ेगी.

यदि अक्सर स्प्रेडशीट का उपयोग करते हैं, तो Google Sheets के ऐड‑ऑन ‘Supermetrics’ या ‘Power Tools’ से डेटा क्लीनिंग तेज़ हो जाती है. फॉर्मूले लिखते समय =ARRAYFORMULA() लगाएँ, एक ही लाइन में कई रो पर लागू हो जाएगा.

गूगल डॉक्यूमेंट्स में ऑफ़लाइन मोड को एक्टिव करें – इंटरनेट नहीं भी हो तो टाइप कर सकते हैं और बाद में सिंक हो जाता है. साथ ही ‘Explore’ बटन से तुरंत रिसर्च, इमेज या चार्ट डालें, बिना बाहर जाए.

आख़िर में एक छोटी सी सेटिंग जो बड़ी फाइलों को जल्दी खोलने में मदद करती है: Gmail में सुरक्षा > कम सुरक्षित ऐप्स की अनुमति बंद करके दो‑फ़ैक्टर ऑथेंटिकेशन एनेबल करें. इससे अकाउंट सेफ रहता है और आपको बार-बार लॉगिन नहीं करना पड़ता.

इन टिप्स को अपनाकर आप गूगल टूल्स का पूरा फायदा उठा पाएँगे, चाहे ऑफिस में हों या घर पर. छोटे‑छोटे बदलाव आपके काम की गति को दो‑तीन गुना तेज़ कर देंगे और दिन के बाकी हिस्से में आराम भी मिलेगा.